Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Introduction, objet et portée

1. La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein la Clinique Chiropratique Gravel & J.Cloutier afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

2. Fins de la collecte. La Clinique (ou le chiropraticien) collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :

a. Auprès de ses patients,

i. La date d’ouverture du dossier ;

ii. Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe ;

iii. Une description sommaire des motifs de chaque consultation ;

iv. Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien ;

v. Le diagnostic de l’état du patient ;

vi. Une description des services professionnels rendus et leur date ;

vii. Les recommandations faites au patient ;

viii. Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient ;

ix. Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.

b. Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d’affaires,

i. Le prénom ;

ii. Le nom ;

iii. Le titre professionnel ;

iv. Le numéro de téléphone d’affaires ;

v. Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée) ;

vi. L’adresse courriel professionnelle ;

vii. L’adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie par la personne concernée) ;

viii. L’adresse postale professionnelle ;

ix. Les honoraires.

La Clinique (ou le chiropraticien) pourrait recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site Internet ou d’une adresse courriel de la clinique ou du chiropraticien.

3. La Clinique (ou le chiropraticien) utilise les services de Moneris pour accepter vos paiements. Moneris collecte, utilise, conserve, divulgue et protège vos renseignements personnels, y compris vos informations de paiements conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité. Ces renseignements personnels peuvent inclure les données de transaction, des informations relatives à votre identité, ainsi que des renseignements concernant votre activité en ligne. En procédant au paiement, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Moneris.

Vous consentez également à ce que vos renseignements personnels collectés par Moneris puissent être transférés hors du Québec, y compris aux États-Unis ou ailleurs dans le monde d’une manière conforme aux lois applicables. Ils pourraient également être divulgués en conformité avec les lois applicables. Vous avez le droit de demander la destruction et la rectification de vos renseignements personnels collectés par Moneris selon les modalités de sa politique de confidentialité.

4. La Clinique (ou le chiropraticien) utilise les services de Chirosoft (Réception, E-notes et RadXpert) et Go Rendez-Vous pour héberger les dossiers de ses patients. Chirosoft (Réception, E-notes et RadXpert) et Go Rendez-Vous conserve, divulgue et protège les renseignements personnels conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément aux termes et conditions prévus au contrat conclu avec la Clinique (ou le chiropraticien). Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom complet, ainsi que votre courrier électronique, de même que tout renseignement

mentionné à l’article 2a. de la présente politique. Vous avez le droit en tout temps de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés par Chirosoft (Réception, E-notes et RadXpert) et Go Rendez-Vous selon les modalités de sa politique de confidentialité.

5. Méthode et source de la collecte. Les renseignements personnels sont généralement recueillis par la Clinique (ou le chiropraticien) directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. La Clinique (ou le chiropraticien) peut recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée dans des circonstances limitées et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Communication

6. Général. La Clinique (ou le chiropraticien) ne communique aucun renseignement personnel qu’elle détient à un tiers sans le consentement de la personne visée par le renseignement personnel sauf

si :

a. Il s’agit de coordonnées d’affaires dont la communication est raisonnable dans le cadre de ses activités ;

b. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour que la Clinique (ou le chiropraticien) se conforme à ses obligations légales ;

c. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour éviter un préjudice sérieux à la personne visée par le renseignement.

7. Communication à un fournisseur de la Clinique (ou du chiropraticien). La Clinique (ou le chiropraticien) ne peut communiquer de renseignements personnels à un fournisseur de services à moins que le traitement des renseignements personnels ne soit régi par un contrat approprié approuvé par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

8. Communication à l’extérieur du Québec. La Clinique (ou le chiropraticien) ne communique généralement pas de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Advenant que ce soit le cas, et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (incluant dans une autre province canadienne), la Clinique (ou le chiropraticien) doit s’assurer que les renseignements personnels communiqués bénéficieront d’une protection adéquate.

Conservation et destruction

9. Les renseignements personnels informatisés détenus par la Clinique (ou le chiropraticien) sont conservés au moyen d’une base de données protégée par des mesures de sécurité informatique et organisationnelle raisonnables.

10. La Clinique (ou le chiropraticien) conserve les renseignements personnels qu’elle détient pendant une durée de sept années après leur dernière utilisation sauf lorsqu’une durée de conservation différente est prévue par la loi.

11. Après l’expiration de leur délai de conservation, les renseignements personnels sont détruits à moins que des limitations sur le plan informatique ne forcent leur conservation ou à moins qu’ils ne soient transmis à une personne ou à un organisme qui les utilisera sous forme dénominalisée à des fins d’étude, de recherche ou de statistique.

Sécurité des renseignements personnels

12. La Clinique (ou le chiropraticien) prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité.

13. Accès limité. Les membres du personnel de la Clinique (ou du chiropraticien) ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

14. Mesures de sécurité physiques. Le personnel de la Clinique (ou du chiropraticien) prend les mesures nécessaires pour protéger les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.

15. Mesures de sécurité technologiques. Le personnel de la Clinique (ou du chiropraticien) doit notamment se conformer aux mesures de sécurité suivantes :

a. Chiffrer les documents qui contiennent des listes de renseignements personnels;

b. Utiliser un mot de passe pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels et ;

c. Changer les mots de passe sur une base régulière.

16. Mesures de sécurité administratives. La Clinique (ou le chiropraticien) met en oeuvre les mesures de sécurité suivantes :

a. Toute personne ayant accès aux renseignements personnels détenus par la Clinique (ou le chiropraticien) doit signer un engagement de confidentialité ;

b. Le personnel reçoit des formations en matière de sensibilisation aux risques de sécurité de l’information.

Accès aux renseignements personnels et rectification

17. Les renseignements personnels recueillis par la Clinique (ou le chiropraticien) sont accessibles à sa principale place d’affaires. La personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande en ligne à l’adresse présente sous l’onglet « contact » du site internet chirovaletannie.ca ou par la poste.

18. La Clinique (ou le chiropraticien) répond aux demandes des personnes qui souhaitent accéder aux renseignements personnels que la Clinique (ou le chiropraticien) détient à leur sujet, en leur donnant accès à ces renseignements, en les rectifiant lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets, en assurant leur portabilité le cas échéant, en les détruisant lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou en les désindexant.

19. Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par la Clinique (ou par le chiropraticien) peut lui demander de :

a. Confirmer l’existence du renseignement et d’en transmettre une copie, à elle ou à toute personne qu’elle autorise ;

b. Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d’une manière qui n’est pas autorisée par la présente politique ou par une loi;

c. Supprimer les renseignements périmés ou non pertinents.

Gouvernance

Responsable de la protection des renseignements personnels

20. Dre Annie Jourdain Cloutier, chiropraticienne est responsable de la protection de renseignements personnels auprès de la Clinique (ou du chiropraticien). Il peut être contacté à l’adresse courriel inscrite sous l’onglet « contact » du site internet chirovaletannie.ca ou à l’adresse postale suivante 205-831 Boul. L’Ange-Gardien Nord, l’Assomption, J5W 1P5, Québec.

Rôles et responsabilités des membres du personnel

21. Tous les employés de la Clinique (ou du chiropraticien) sont tenus de respecter la présente politique, ainsi que les lois, règlements et obligations contractuelles applicables lorsqu’ils traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels détenus par la Clinique (ou par le chiropraticien).

Plaintes

22. Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par la Clinique (ou par le chiropraticien) en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel ou à l’adresse postale mentionnée au paragraphe 21 de cette politique.

23. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d’une plainte.

24. Incidents de confidentialité

Procédure de gestion des incidents de confidentialité

25. Advenant un incident de confidentialité, la Clinique ou le chiropraticien s’engage à

a. identifier la cause de l’incident ;

b. remédier à l’incident ;

c. diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et ;

d. éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

Registre des incidents de confidentialité

26. Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité.

Questions

27. Toute question relative à la présente politique devrait être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique (ou du chiropraticien), à l’adresse courriel inscrite sous l’onglet « contact » du site internet chirovaletannie.ca ou à l’adresse postale suivante : 205-831 Boul. L’Ange-Gardien Nord, l’Assomption, J5W 1P5 , Québec.

Date de la Politique : 21 septembre 2023